ctrl QS

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Terms & Conditions

(German version below)

General Terms and Conditions of Service of ctrl QS GmbH

§ 1 Scope

(1) These General Terms and Conditions of Service (“GTC”) apply to all consulting, management, configuration, support, communication, and other services (hereinafter collectively referred to as “Service”) of ctrl QS GmbH, Schützenstraße 6a, 10117 Berlin (“ctrl QS”). The Service shall always be provided as a service within the meaning of §§ 611 ff. German Civil Code (“BGB”). (2) The following order of validity shall apply to the contractual elements: (a) individual agreements (if any); (b) the offer of ctrl QS; (c) these GTC. (3) In the event of contradictions and/or ambiguities, the first-mentioned contractual elements shall always take precedence over the last-mentioned ones. Gaps shall be filled by the respective lower-ranking contractual elements. In the case of documents in chronological order, the more recent document shall take precedence over the older document.

§ 2 Subject matter of the contract / scope of services

(1) ctrl QS offers the following Services in particular: (a) Consulting services (e.g., technical consulting, optimisation consulting); (b) Management services (e.g., rollout management, digital asset management, content workflow management); (c) Configuration services (e.g., system configuration, system testing); (d) Support services (e.g., 1st/2nd level support); (e) Training services. The Services to be provided by ctrl QS in each individual case result from the offer made by ctrl QS. The object and scope of the service provision are bindingly agreed there. (2) Unless otherwise agreed, the following provisions shall apply in the event of postponement and/or cancellation of ctrl QS Services by the customer: (a) Less than five (5) business days prior to the date, 50 percent of the compensation agreed upon for the Service due shall be due for payment. (b) Less than two (2) business days prior to the date, 80 percent of the compensation agreed upon for the Service due shall be due for payment. (c) If expenses (e.g., travel expenses) have already been incurred by ctrl QS for the postponed or cancelled Service, these will be invoiced to the customer and must be fully reimbursed by them. (d) ctrl QS undertakes to always credit saved expenses and other compensation, if any.

§ 3 Changes to the scope of services

(1) The customer is entitled to request changes to the services in writing. ctrl QS shall not unreasonably refuse changes requested by the customer. (2) Insofar as the examination of the change options or the realisation of the requested changes affect the terms of the contract, in particular ctrl QS’s effort or the time schedule, the parties shall agree on an appropriate adjustment of the terms of the contract, in particular an increase in the remuneration and a postponement of the deadlines. (3) If an extensive examination is necessary, ctrl QS may request a separate commission for this purpose. (4) Changes and additions to the order must be made in writing to be effective.

§ 4 Secrecy

(1) ctrl QS shall treat as confidential all sensitive and/or personal information and data of the customer of which it gains knowledge in connection with the performance of the contract. (2) Confidential Information does not include information where ctrl QS can prove that: (a) the information was already in the public domain, or (b) the information became public otherwise than as a result of ctrl QS’s failure to comply with its contractual obligations, or (c) the information was legally given to ctrl QS by a third party who was authorised to disclose that information, or (d) ctrl QS was already aware of that information when it was disclosed to it by the customer. (3) ctrl QS shall release or destroy any Confidential Information upon the customer’s first request, except for copies required by law or stored as automatic backups.

§ 5 Cooperation obligations of the customer

(1) The customer is obliged to support ctrl QS to the best of their ability and provide all necessary information and infrastructure in a timely manner. (2) If the customer fails to provide required support, ctrl QS may adjust the contractual terms or charge for additional expenses incurred.

§ 6 Remuneration and payment conditions

(1) ctrl QS’s services are billed based on the time spent and reimbursable expenses. (2) Payments are due within ten (10) days of invoicing. Prices exclude statutory value-added tax.

§ 7 Performance fault

(1) The customer must promptly inform ctrl QS if services are not performed as agreed. ctrl QS will rectify the issue within a reasonable timeframe at no extra cost. (2) If rectification fails due to ctrl QS’s fault, the customer may terminate the contract. (3) ctrl QS’s liability is limited except in cases of intent, gross negligence, or harm to life and health.

§ 8 Liability

(1) ctrl QS is liable only for intent, gross negligence, or breach of essential contractual obligations. (2) Liability for data loss is excluded unless regular data backups have been performed by the customer.

§ 9 Protection of intellectual property

(1) ctrl QS retains ownership of all intellectual property created during the contract unless otherwise agreed in writing. (2) The customer is granted a non-exclusive, non-transferable license to use ctrl QS materials for the agreed purposes after full payment.

§ 10 Force majeure

Neither party is liable for failure to perform obligations due to force majeure, including wars, natural disasters, or epidemics.

§ 11 Final provisions

(1) Deviations from these GTC must be agreed upon in writing. (2) The law of the Federal Republic of Germany applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods. (3) Any disputes shall be resolved through arbitration in Hamburg before resorting to court proceedings.

Allgemeine Dienstleistungsbedingungen der ctrl QS GmbH

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Dienstleistungsbedingungen („AGB“) gelten für alle Beratungs-, Management-, Konfigurations-, Support-, Schulungs- und sonstigen Dienstleistungen (nachfolgend zusammenfassend „Leistungen“) der ctrl QS GmbH, Schützenstraße 6a, 10117 Berlin („ctrl QS“). Die Leistungserbringung erfolgt stets als Dienstleistung im Sinne der §§ 611 ff. BGB.

(2) Für die Vertragsbestandteile gilt nachfolgende Geltungsreihenfolge:

  • (a) Individualvereinbarungen (sofern vorhanden);
  • (b) diese AGB.

(3) Die zuerst genannten Vertragsbestandteile haben bei Widersprüchen und/oder Unklarheiten stets Vorrang vor den zuletzt genannten. Lücken werden durch die jeweils nachrangigen Vertragsbestandteile ausgefüllt. Bei Dokumenten in zeitlicher Reihenfolge hat das jüngere Dokument Vorrang vor dem älteren Dokument.

§ 2 Vertragsgegenstand / Leistungsumfang

(1) ctrl QS bietet insbesondere die nachfolgenden Leistungen an:

  • (a) Beratungsleistungen (z.B. technische Beratung, Optimierungsberatung);
  • (b) Managementleistungen (z.B. Rollout-Management, Digital Asset Management, Content Workflow Management);
  • (c) Konfigurationsleistungen (z.B. Systemkonfiguration, Systemtests);
  • (d) Supportleistungen (z.B. 1st/2nd Level Support);
  • (e) Schulungsleistungen.

Die vom ctrl QS im Einzelfall zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus dem Angebot von ctrl QS. Dort wird der Gegenstand und der Umfang der Leistungserbringung verbindlich vereinbart.

(2) Sofern nicht abweichend vereinbart, gelten bei der Verschiebung und/oder Stornierung von ctrl QS Leistungen durch den Kunden nachfolgende Bestimmungen:

  • (a) Weniger als fünf (5) Werktage vor dem Termin sind 50 Prozent der für die geschuldete Leistung vereinbarten Vergütung zur Zahlung fällig.
  • (b) Weniger als zwei (2) Werktage vor dem Termin sind 80 Prozent der für die geschuldete Leistung vereinbarten Vergütung zur Zahlung fällig.
  • (c) Sind für die verschobene oder stornierte Leistung auf Seiten von ctrl QS bereits Auslagen (z. B. Reisekosten) angefallen, werden diese dem Kunden in Rechnung gestellt und sind von ihm vollständig zu erstatten.
  • (d) ctrl QS verpflichtet sich, ersparte Aufwendungen und sonstige Kompensationsleistungen stets anzurechnen, sofern vorhanden.

(3) ctrl QS führt alle Leistungen mit größter Sorgfalt und stets auf die individuelle Situation und die Bedürfnisse des Kunden bezogen durch.

(4) ctrl QS wird ausschließlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzen. ctrl QS kann sich zur Leistungserbringung sachverständiger Unterauftragnehmer bedienen, steht aber stets allein für die Leistungserbringung gegenüber dem Kunden ein.

§ 3 Änderungen des Leistungsumfangs

(1) Der Kunde ist berechtigt, schriftlich Änderungen der Leistungen zu verlangen. ctrl QS wird vom Kunden gewünschte Änderungen nicht unbillig verweigern.

(2) Soweit sich die Prüfung der Änderungsmöglichkeiten oder die Realisierung der gewünschten Änderungen auf die Vertragsbedingungen auswirken, insbesondere auf den Aufwand von ctrl QS oder den Zeitplan, vereinbaren die Parteien eine angemessene Anpassung der Vertragsbedingungen, insbesondere Erhöhung der Vergütung und Verschiebung der Termine.

(3) Ist eine umfangreiche Prüfung notwendig, kann ctrl QS eine gesonderte Beauftragung hierzu verlangen.

(4) Änderungen und Ergänzungen des Auftrags bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

§ 4 Geheimhaltung

(1) ctrl QS hat alle sensiblen und/oder personenbezogenen Informationen und Daten des Kunden, deren Kenntnis es im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung erlangt („vertrauliche Informationen”), vertraulich zu behandeln und stimmt zu, diese keinem Dritten zugänglich zu machen oder für andere Zwecke als zur Vertragserfüllung zu verwenden.

(2) Als vertrauliche Informationen gelten nicht Informationen, bei denen der ctrl QS beweisen kann, dass:

  • (a) die Information bereits öffentlich bekannt war;
  • (b) die Information auf anderen Wegen als aufgrund einer Missachtung der vertraglichen Verpflichtungen von ctrl QS öffentlich bekannt wurde;
  • (c) die Information legal von einem Dritten erteilt wurde, welcher berechtigt war, ctrl QS diese Information offenzulegen;
  • (d) ctrl QS über diese Information bereits Kenntnis hatte, als sie durch den Kunden offengelegt wurde.

(3) ctrl QS hat vertrauliche Informationen auf erstes Anfordern des Kunden herauszugeben oder zu vernichten.

(4) ctrl QS darf keine der vertraulichen Informationen, die der Kunde ihm zur Verfügung stellt, ohne vorherige schriftliche Zustimmung vervielfältigen.

(5) Die Bestimmungen des § 4 gelten während der gesamten Vertragsdauer und während weiterer zwei (2) Jahre nach Vertragsende, unabhängig von den Gründen der Vertragsbeendigung.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, ctrl QS nach Kräften zu unterstützen und alle notwendigen Unterlagen, Informationen und Infrastruktur rechtzeitig bereitzustellen.

(2) Werden diese Leistungen nicht ordnungsgemäß erbracht, kann ctrl QS entsprechende Anpassungen im Vertrag vornehmen und entstandene Mehrkosten in Rechnung stellen.

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Leistungen von ctrl QS werden anhand der aufgewendeten Zeiten (Zeithonorar) vergütet. Angemessene Auslagen sind zu erstatten.

(2) Die Vergütung ist jeweils zehn (10) Tage nach der Rechnungstellung zur Zahlung fällig. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

§ 7 Leistungsstörung

(1) Der Kunde hat ctrl QS unverzüglich zu informieren, wenn er erkennt, dass eine Leistung nicht vertragsgemäß erbracht wurde.

(2) ctrl QS ist verpflichtet, die betroffene Leistung ohne Mehrkosten innerhalb einer angemessenen Frist zu erbringen, sofern dies möglich ist.

(3) Gelingt dies nicht, kann der Kunde den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos kündigen.

§ 8 Haftung

(1) ctrl QS haftet bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet ctrl QS nur bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Für Datenverlust haftet ctrl QS nicht, sofern der Kunde keine regelmäßigen Datensicherungen durchgeführt hat.

§ 9 Schutz des geistigen Eigentums

(1) ctrl QS bleibt Inhaber aller Materialien, die durch gewerbliche Schutzrechte geschützt sind oder im Rahmen der Leistungserbringung entwickelt werden.

(2) Der Kunde erhält ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht.

§ 10 Höhere Gewalt

Eine Partei ist nicht verantwortlich für die Nichterfüllung einer Verpflichtung, wenn diese auf Umstände durch höhere Gewalt zurückzuführen ist.

§ 11 Schlussbestimmungen

(1) Änderungen des Vertrages bedürfen der Schriftform.

(2) Der ausschließliche Gerichtsstand ist der Sitz von ctrl QS.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.