Team Assistant / Office Manager (m/w/d)

Als Partner für globale Marken, die digitale Lösungen in ihren Unternehmen einführen und betreiben, bieten wir eine breite Palette spezialisierter Dienstleistungen an, die von praktischer Unterstützung bis hin zu Rollout- und Change-Management reichen. Wir sorgen für eine praxisnahe globale Implementierung, eine erfolgreiche Einführung digitaler Lösungen, eine Beschleunigung digitaler Abläufe und eine schnelle, flexible und unmittelbare Entlastung innerhalb multinationaler Unternehmensorganisationen. Bei ctrl QS stehen wir an der Spitze der digitalen Transformation von Unternehmen. Mit Sitz im Herzen von Berlin arbeiten wir mit einigen der weltweit führenden Marken in engen und vertrauensvollen Beziehungen zusammen. Bei ctrl QS erwartet Sie ein schnelles, dienstleistungsorientiertes und dynamisches Arbeitsumfeld, das höchste professionelle und qualitative Standards mit einem agilen, kollaborativen und multikulturellen Team von etwa 140 Mitarbeiter_innen aus über 40 Nationen verbindet. Wir lernen und wachsen ständig und bieten Karrieren in einer Vielzahl von Richtungen an mit der Möglichkeit, sich steitig zu entwickeln und schnell neue Aufgaben zu übernehmen. Unser Erfolg basiert auf nachhaltigem und gesundem Wachstum. Unser Team, unsere Werte und unsere Kundenerfahrung stehen dabei an erster Stelle.

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Deine Aufgaben


  • Empfang. Du bist das erste Gesicht, das unsere Mitarbeiter_innen und externen Besucher_innen sehen und trägst damit maßgeblich zu unserem ersten Eindruck bei.
  • Problemlösung. Bei Problemen und Fragen hast du stets ein offenes Ohr und findest proaktiv Lösungen in Zusammenarbeit mit dem HR- und Management Team.
  • Office Management. Du hast die Büroorganisation fest im Griff und arbeitest dabei eigenverantwortlich und vorausschauend.
  • Verwaltung. Du übernimmst die Verwaltung und Überwachung der Bestände aller Betriebsmittel und stellst sicher, dass unser Office und unsere Kollaborations-Flächen jederzeit einen exzellenten Eindruck machen.
  • First-Level-Support. Zusammen mit unserem externen IT-Support überwachst Du unser Ticketsystem und bist First-Level-Support, wenn es um technische Fragen und Probleme unserer Mitarbeiter_innen geht.

Das bringst Du mit


  • Kommunikation & Sprache. Du sprichst fließend Deutsch und Englisch und verfügst über ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
  • Unverwüstlichkeit & Durchhaltevermögen. Du bist zuverlässig, leidenschaftlich und bewahrst eine vorbildlich positive Einstellung, auch wenn die Dinge hektisch werden oder sich unerwartet ändern.
  • Organisationstalent. Mit deinen ausgezeichneten Organisationsfähigkeiten schaffst Du es den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und dich auch in einem agilen Arbeitsumfeld schnell anzupassen.
  • Erfahrung. Du hast bereits dynamische internationale Teams unterstützt und erste Berufserfahrung im Büromanagement gesammelt.
  • Diskretion. Du weißt, was es bedeutet, sensible Daten mit Sorgfalt und absoluter Diskretion zu behandeln.

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