Team Assistant/ Office Manager (m/f/d)

ctrl QS unterstützt globale Marken bei der Ausführung digitaler Aktivitäten weltweit und begleitet sie bei allen damit einhergehenden Herausforderungen. Unser Team erreicht internationale operative Exzellenz durch eine Bandbreite an spezialisierten Dienstleistungen, die Hand in Hand gehen mit einer sich ständig weiter entwickelnden Technologie. Wir steuern internationale digitale Aktivitäten (u.a. Rollouts, Content Management, etc.) für weltweit erfolgreiche globale Marken wie NIVEA, Montblanc, IWC Schaffhausen, GROHE und La Prairie. Unsere Account Teams setzen sich aus Account Direktoren, Projekt- und Content-Managern, Rollout Managern, International Support Specialists, Technischen Experten sowie Trainern zusammen. Für ctrl QS zu arbeiten bedeutet, unmittelbar an der digitalen Transformation großer Konzerne mitzuwirken.


Deine Aufgaben

  • Du hast die Büroorganisation fest im Griff und arbeitest dabei eigenverantwortlich und vorausschauend, aber in enger Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, der Personalabteilung und dem Managementteam.
  • Du sorgst für eine hohe Service-Qualität, Mitarbeiterzufriedenheit und gute Atmosphäre im Team, zeigst Eigeninitiative und behältst auch in stressigen Situationen stets den Überblick über das Gesamtgeschehen.
  • Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeiter im Büro immer gut versorgt sind mit Büromaterial, Getränken, Obst und wöchentlichem Frühstück, und bist auch für Steuerung externen Dienstleister verantwortlich.
  • Du sorgst für einen freundlichen und serviceorientierten Empfang unserer Gäste, Annahme und entsprechende Weiterleitung von Telefonaten, Emails und Paketlieferungen.
  • Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeiter im Büro immer gut versorgt sind mit Büromaterial, Getränken, Obst und wöchentlichem Frühstück, und bist auch für die Steuerung externen Dienstleister verantwortlich.
  • Du stellst sicher, dass unser Büro und unsere Meetingräume jederzeit einen exzellenten Eindruck machen und übernimmst die Bestellung, Verwaltung und die Überwachung der Bestände aller notwendigen Büromaterialien.
  • Du bist erster Kontakt für unsere Mitarbeiter bei technischen Fragen und koordinierst Anfragen mit unserem externen IT Support.
  • Die Planung weltweiter Dienstreisen, Buchung von Flügen, Unterkünften und Mietwagen, wie auch die Vorbereitung und Planung aller internen/externen Meetings/Workshops und Durchführung von Teamevents runden dein Aufgabengebiet ab.

Das bringst Du mit

  • Du verfügst über verhandlungssichere Deutsch – und Englischkenntnisse und ein freundliches und souveränes Auftreten.
  • Du gehst gekonnt mit allen gängigen MS Office Anwendungen um.
  • Deine ausgeprägte Hands-on Mentalität, Serviceorientierung und dein Verantwortungsbewusstsein zeichnen Dich genauso aus wie deine Organisationsstärke und Deine natürliche, positive Ausstrahlung.
  • Du arbeitest selbstständig, bist engagiert und agierst auch in Stresssituation überlegt und gelassen.
  • Du denkst mit und gute Organisation ist eine deiner großen Stärken.
  • Du handelst pro-aktiv und überzeugst stets mit einer klaren und adressaten-gerechten Kommunikation.
  • Diskretion ist für dich dabei selbstverständlich.
  • Deine absolute Zuverlässigkeit sowie Deine Freundlichkeit zeichnen Dich zum echten Team-player aus.

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