Assistent/-in der Geschäftsführung (m/w/d)

ctrl QS unterstützt globale Marken bei der Ausführung digitaler Aktivitäten weltweit und begleitet sie bei allen damit einhergehenden Herausforderungen. Unser Team erreicht internationale operative Exzellenz durch eine Bandbreite an spezialisierten Dienstleistungen, die Hand in Hand gehen mit einer sich ständig weiter entwickelnden Technologie. Wir steuern internationale digitale Aktivitäten (u.a. Rollouts, E-Commerce Projekte, Ongoing Websupport, etc.) für weltweit erfolgreiche globale Marken und Großkonzerne der Konsumgüter – und Luxusindustrien. Für ctrl QS zu arbeiten bedeutet, unmittelbar an der digitalen Transformation großer Konzerne mitzuwirken. Für unser stetig wachsendes, internationales Team suchen wir Dich als persönliche Assistenz der Geschäftsführung.


Deine Aufgaben

  • Du unterstützt als rechte Hand der Geschäftsführung in allen organisatorischen und operativen Belangen.
  • Du übernimmst die Planung weltweiter Dienstreisen, Buchung von Flügen, Unterkünften und Mietwagen, wie auch die Vorbereitung und Planung aller internen/externen Meetings/Workshops.
  • Du unterstützt in der englischen sowie deutschen Korrespondenz und kommunizierst selbstbewusst und direkt mit externen Dienstleistern (z.B. steuerliche und rechtliche Beratung).
  • Als erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragen steuerst Du die weitergehende Kommunikation auf eine bewusste und professionelle Weise und sorgst für einen durchgehend freundlichen und serviceorientierten Ablauf.
  • Du stellst sicher, dass das Team in Bezug auf die Aufgaben der Geschäftsführung immer gebrieft ist und offene Fragen schnellstmöglich beantwortet werden bzw. keine Arbeitsabläufe unterbrochen werden.
  • Du hast Freude daran dich in Themen einzuarbeiten und sorgfältige Recherchen zu betreiben bevor Du Deine Ergebnisse und Vorarbeiten an die Geschäftsführung übergibst.
  • Vor der Aufbereitung von Kennzahlen schreckst Du nicht zurück sondern gehst sie gewissenhaft mit der größten Sorgfalt an.
  • Du unterstützt in der internen und externen Unternehmenskommunikation und arbeitest eng mit dem Managementteam, Office Management Team und der Personalabteilung zusammen (u.a. Vertretung, Unterstützung in der Lohnabrechnung, vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsstellung etc.)

Das bringst Du mit

  • Du hast ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung im Assistenzbereich.
  • Du verfügst über vershandlungssichere Deutsch – und Englischkenntnisse und einen selbstbewussten Kommunikationsstil.
  • Dein gutes betriebswirtschaftliches Grundverständnis hilft Dir die Geschäftsprozesse zu verstehen und voranzutreiben sowie Deine Aufgaben zu priorisieren.
  • Du arbeitest selbstständig und agierst auch in Stresssituationen bedacht und gelassen. Deine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet Dich genauso aus wie Dein Organisationstalent und Durchsetzungsvermögen gegenüber internen und externen Mitarbeitern und Partnern.
  • Du repräsentierst die Geschäftsführung und die Firma durch ein stets freundliches, souveränes und professionell verbindliches Auftreten.
  • Äußerste Diskretion und Loyalität sind für Dich dabei selbstverständlich.
  • Du gehst gekonnt mit allen gängigen MS Office Anwendungen um, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel.

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